di Maurizio RUBINI
Nel contesto economico attuale, segnato da una crescente competitività e da rapidi cambiamenti tecnologici, ogni attività d’impresa, in qualsiasi settore e a qualsiasi livello dimensionale, non può essere lasciata all’improvvisazione; al contrario, essa necessita di adeguata pianificazione e organizzazione; ciò non significa irrigidire l’impresa in modo burocratico, ma semplicemente che occorre decidere in maniera preventiva come operare, in modo da garantire un esercizio responsabile dell’impresa, evitando il più possibile rischi che possono minarne la sostenibilità o perfino la sua stessa esistenza.
A ciò si aggiunge il fatto che la tecnica del legislatore si è, ormai, spostata dal tema della “repressione” o della “punizione” dei destinatari della norma alla tecnica della “prevenzione”.
Un esempio di quest’ultima riflessione è rappresentato dal recente aggiornamento dell’art. 2086 del Codice Civile, come modificato dal nuovo Codice dell’Insolvenza, che ha previsto espressamente in capo a tutti gli imprenditori, o meglio al vertice aziendale, l’obbligo di istituire assetti adeguati dell’impresa, ovvero regole organizzative interne, anche (ma non solo) al fine di rilevare precocemente eventuali situazioni di crisi.
L’importanza delle regole interne: tra autodisciplina e prevenzione dei rischi
Tali regole interne, è bene ricordare che non sono sempre previste o imposte dalla legge; non si tratta cioè di quelle norme di comportamento interno che, in considerazione di varie normative, generali e di settore, obbligatoriamente devono essere implementate dalle aziende per conformarsi a obblighi di legge (come accade, ad esempio, per la sicurezza del lavoro, la privacy, l’antiriciclaggio, etc.), ma si tratta invece di alcune regole che l’azienda decide spontaneamente di adottare al suo interno, per disciplinare meglio la propria attività e che servono non soltanto:
- per renderla più efficiente dal punto di vista economico-aziendale, ma anche
- per tutelarla meglio dal punto di vista legale poiché documentano le pratiche che devono essere eseguite per ottimizzare i processi
aiutando, così, le aziende ad evitare sanzioni e mantenere una buona reputazione.
Compliance, semplificazione e cultura etica: leve strategiche per l’innovazione aziendale
Le aziende, quindi, non possono più permettersi di rimanere ancorate ad un corpo normativo interno fatto di procedure, processi, policy, protocolli, regolamenti, istruzioni operative, etc. obsolete e complesse.
Aggiornare e semplificare le procedure e i processi aziendali diventa, quindi, non solo una questione di efficienza operativa, ma anche una condizione essenziale per la sopravvivenza e la crescita sostenibile dell’organizzazione nonché per la responsabilizzazione di tutti i dipendenti e i collaboratori.
In questo contesto il contributo della funzione Compliance, che nasce proprio per favorire l’integrazione di principi etici e di responsabilità nei processi aziendali, può essere cruciale non solo per guidare attività di aggiornamento ma anche per la prevenzione dei rischi, la protezione dell’integrità dell’organizzazione e la salvaguardia reputazionale della medesima, trasformandosi quindi da mero strumento di controllo normativo a leva strategica per la resilienza, l’innovazione e la competitività delle aziende di qualsiasi dimensione e settore di attività.
1. La sfida dell’inefficienza
Molte imprese, soprattutto quelle di media o grande dimensione, si trovano, infatti, intrappolate in “processi burocratici” stratificati nel tempo. Queste norme di comportamento interno, spesso nate per rispondere a esigenze specifiche in momenti diversi, oggi possono risultare ridondanti, lente e poco trasparenti. Il risultato? Spreco di tempo, costi elevati, ritardi nelle decisioni e scarsa reattività ai cambiamenti regolamentari e/o del mercato.
2. Semplificare per innovare
La semplificazione dei processi aziendali può consentire, quindi, di liberare risorse sia economiche che umane da dedicare all’innovazione o all’efficientamento dell’organizzazione. Riducendo passaggi inutili, eliminando duplicazioni e snellendo la documentazione e i processi, le aziende possono migliorare la produttività interna e concentrarsi su attività a maggior valore aggiunto. Inoltre, procedure più snelle favoriscono la collaborazione tra reparti o funzioni e una maggiore condivisione delle informazioni.
3. Digitalizzazione come leva strategica
Aggiornare i processi significa anche adottare strumenti digitali capaci di automatizzare operazioni ripetitive, monitorare le performance in tempo reale e garantire maggiore sicurezza e tracciabilità. L’introduzione di soluzioni come ERP, CRM e piattaforme cloud non è più un’opzione, ma una necessità per rimanere competitivi.
4. Migliorare l’esperienza di clienti e dipendenti
Procedure semplici e ben definite migliorano, poi, la qualità dell’esperienza, sia per i dipendenti che per i clienti. Per i dipendenti, significa meno stress, migliore chiarezza nei compiti da svolgere, un ambiente di lavoro più agile e motivante nonché maggiore coinvolgimento e responsabilizzazione. Per i clienti, ciò si traduce in tempi di risposta più rapidi, servizi più personalizzati e un’interazione più fluida.
5. Un percorso continuo, non un intervento isolato
La revisione dei processi aziendali, però, non deve essere vista come un’attività straordinaria, ma come un impegno continuo e dinamico nel tempo. Il contesto esterno cambia costantemente: tecnologie emergenti, nuove normative, esigenze del mercato, operazioni straordinarie. Le aziende devono dotarsi di strumenti di analisi e monitoraggio per valutare costantemente l’efficacia delle proprie procedure e intervenire in modo tempestivo.
6. Cultura etica e buona governance
Da ultimo, la promozione di una cultura aziendale orientata all’etica e alla trasparenza è diventata centrale per qualunque organizzazione. Le aziende, più virtuose, stanno investendo nella formazione e sensibilizzazione dei dipendenti per garantire comportamenti conformi e responsabili tesi a mitigare quantomeno i rischi più prevedibili.
Conclusioni
Aggiornare e semplificare le regole di comportamento aziendali non è, quindi, solo un atto di efficienza organizzativa ma è un vero e proprio investimento per il futuro dell’azienda. In un mondo dove la rapidità e l’adattabilità fanno la differenza, solo chi riescirà a snellire i propri processi potrà davvero cogliere le opportunità offerte dal cambiamento.
La modernizzazione operativa è oggi la chiave per liberare il potenziale innovativo e garantire una crescita organizzativa solida e duratura e la funzione Compliance, lavorando in sinergia con le altre funzioni interne, può dare un grande contributo fattuale ed operativo garantendo un approccio sempre più integrato e coerente con gli obiettivi aziendali e contribuendo, così, alla creazione di valore aziendale attraverso il rafforzamento e la preservazione del buon nome della società e della fiducia degli stakeholders nella sua correttezza operativa e gestionale.
Intervento di Maurizio RUBINI, Avvocato esperto in Compliance. Senior Advisor e membro OdV 231
