I background checks rappresentano un insieme strutturato di controlli finalizzati a raccogliere e analizzare informazioni rilevanti sul cliente, con l’obiettivo di valutare il rischio di riciclaggio, finanziamento del terrorismo e altri rischi legali o reputazionali.
Oltre alla verifica delle Persone Politicamente Esposte (PEP) e alle liste di sanzioni internazionali, il quadro dei background checks include una serie di controlli chiave: dallo screening delle notizie negative alle verifiche sui bonifici istantanei, dalle segnalazioni CAI fino alle procedure fallimentari.
Negative News Screening
Un ulteriore background check consiste nell’utilizzo di software per identificare eventuali notizie negative riguardanti persone fisiche e società, sia clienti che collegate alle dirette controparti. La scoperta di “negative news” può aumentare il rischio della controparte. Anche per i soggetti esposti politicamente, una notizia negativa rilevante può intensificare le misure di Customer Due Diligence.
Lo screening reputazione è un potente strumento di prevenzione essenziale nell’ambito dell’adeguata verifica, da utilizzare con rigore metodologico. Questa attività necessita di un’attenta valutazione degli elementi raccolti al fine di verificarne:
- La rilevanza: si riferisce all’importanza delle informazioni rispetto all’obiettivo dello screening. È necessario valutare se le notizie o i dati raccolti siano effettivamente significativi per il profilo di rischio del soggetto analizzato. Non tutte le informazioni hanno lo stesso peso: alcune potrebbero essere determinanti (come coinvolgimenti in indagini per reati finanziari), mentre altre marginali o non pertinenti rispetto alle finalità dell’adeguata verifica;
- L’attendibilità: riguarda la credibilità delle fonti informative utilizzate. È fondamentale distinguere tra fonti ufficiali (registri pubblici, database istituzionali, documenti giudiziari), fonti giornalistiche accreditate e informazioni non verificate. Le notizie provenienti da fonti autorevoli e riconosciute hanno un valore superiore rispetto a quelle tratte da canali non verificabili o da piattaforme non sottoposte a controlli editoriali;
- La fondatezza: richiede di verificare se le informazioni siano basate su fatti concreti e riscontrabili piuttosto che su illazioni o supposizioni. È importante distinguere tra notizie supportate da evidenze (come sentenze, atti ufficiali, documenti pubblici) e semplici voci o accuse non comprovate. La triangolazione delle informazioni attraverso più fonti indipendenti può aumentare il grado di fondatezza delle notizie raccolte.
- L’attualità: concerne la dimensione temporale delle informazioni. Dati obsoleti potrebbero non riflettere la situazione presente del soggetto esaminato. È essenziale considerare l’evoluzione cronologica degli eventi, prestando particolare attenzione agli sviluppi recenti che potrebbero modificare valutazioni basate su informazioni datate. L’aggiornamento costante dello screening è necessario per mantenere un quadro informativo attuale e pertinente.
Gli intermediari valutano autonomamente la rilevanza delle notizie, considerando innanzitutto che non tutte le notizie sono negative o pertinenti al riciclaggio. È, dunque, necessario adottare da parte degli intermediari un rigoroso processo decisionale codificato, che preveda anche un confronto con il cliente per effettuare i dovuti approfondimenti. Notizie recenti o riguardanti azioni giudiziarie possono influire negativamente sulla valutazione del rischio. Questo tipo di controllo è particolarmente importante per la clientela corporate.
Rilevanza delle inadempienze normative
Le violazioni di normative di settore che comportano sanzioni rappresentano significativi indicatori di rischio nell’ambito dell’antiriciclaggio. Queste inadempienze possono rivelare carenze strutturali nei sistemi di controllo interno, debolezze nella governance aziendale o atteggiamenti di scarsa compliance che potrebbero facilitare attività di riciclaggio.
Nell’analisi antiriciclaggio sono fondamentali anche le verifiche su:
- Sanzioni emesse da autorità di vigilanza settoriali (Banca d’Italia, CONSOB, IVASS);
- Provvedimenti dell’Antitrust per pratiche commerciali scorrette;
- Violazioni della normativa privacy con sanzioni del Garante;
- Provvedimenti sanzionatori in ambito fiscale e tributario;
- Irregolarità in materia di sicurezza sul lavoro o ambiente;
- Eventuali sanzioni irrogate in ambito di responsabilità amministrativa degli Enti ex D. Lgs. 231/2001.
Questi riscontri, integrati con altri elementi dello screening reputazionale, consentono di rilevare incongruenze o anomalie che potrebbero nascondere attività di riciclaggio, indirizzando efficacemente gli sforzi di monitoraggio rafforzato.
Screening per Bonifici Istantanei (a partire dal 9 gennaio 2025)
A partire dal 9 gennaio 2025, per i bonifici istantanei sono richiesti screening specifici per garantire la conformità alle normative antiriciclaggio e al contrasto del finanziamento del terrorismo. Questi screening includono:
- Verifica della presenza del beneficiario e del mittente nelle liste dei soggetti sanzionati: Controllo delle liste SDN dell’OFAC, delle liste di sanzioni dell’UE, dell’ONU e di altre liste pertinenti per identificare eventuali corrispondenze con il beneficiario o il mittente del bonifico.
- Monitoraggio delle transazioni in tempo reale: Implementazione di sistemi di monitoraggio delle transazioni che analizzano i bonifici istantanei in tempo reale per rilevare attività sospette o insolite che potrebbero indicare riciclaggio di denaro o finanziamento del terrorismo.
- Analisi dei dati del bonifico: Verifica dei dati del bonifico, come l’importo, la frequenza, la provenienza e la destinazione dei fondi, per identificare eventuali anomalie o schemi che potrebbero destare sospetti.
- Segnalazione di operazioni sospette (SOS): Implementazione di procedure per la segnalazione tempestiva alle autorità competenti di eventuali operazioni sospette rilevate durante gli screening dei bonifici istantanei.
L’implementazione di questi screening aggiuntivi per i bonifici istantanei a partire dal 9 gennaio 2025 rafforza ulteriormente le misure di prevenzione del riciclaggio di denaro e del finanziamento del terrorismo, garantendo la sicurezza e l’integrità del sistema finanziario.
Screening sulle pregiudizievoli
Da non dimenticare, infine, i controlli effettuati sulle pregiudizievoli anche legate al credito. In particolare, le pregiudizievoli di conservatoria (ipoteche, pignoramenti, sequestri) sono cruciali nell’analisi antiriciclaggio poiché possono rivelare difficoltà finanziarie o tentativi di occultamento patrimoniale. La presenza di numerosi gravami può indicare un soggetto finanziariamente instabile o coinvolto in operazioni di dissimulazione della ricchezza. Questi elementi consentono di identificare incongruenze tra il patrimonio dichiarato e quello effettivo, segnalando potenziali attività di riciclaggio.
CAI – Assegni
La segnalazione nella Centrale Allarmi Interbancaria per irregolarità nell’emissione di assegni (mancanza di provvista, autorizzazione o emissione dopo revoca) rappresenta un importante indicatore di rischio. Frequenti iscrizioni possono rivelare comportamenti finanziari anomali, potenzialmente collegati a tentativi di movimentare denaro di provenienza illecita attraverso il sistema bancario, aggirando i controlli antiriciclaggio.
CAI – Carte di credito
Le segnalazioni CAI relative all’utilizzo improprio di carte di pagamento sono particolarmente rilevanti per l’antiriciclaggio. L’uso fraudolento o l’abuso di questi strumenti può essere sintomatico di attività di riciclaggio tramite acquisti fittizi, prelievi anomali o transazioni ingiustificate. Questi comportamenti possono mascherare l’integrazione di proventi illeciti nel circuito economico legale.
Procedure fallimentari
Pregresse o attuali procedure di crisi aziendali costituiscono un elemento di particolare attenzione nelle verifiche antiriciclaggio. Tali situazioni possono indicare:
- Possibile coinvolgimento in bancarotte fraudolente
- Rischio di prestanome in nuove attività imprenditoriali
- Tentativi di riemergere economicamente utilizzando capitali di dubbia provenienza
- Incongruenze tra lo stato di fallimento e la disponibilità di ingenti risorse finanziarie
Questi indicatori, valutati congiuntamente nell’ambito dell’adeguata verifica, permettono di costruire un profilo di rischio più accurato del cliente, supportando l’identificazione di operazioni potenzialmente sospette.
Conclusioni
I background checks sono strumenti fondamentali nella gestione del rischio e nella prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo e al contempo sono strumenti indispensabili per mitigare i rischi reputazionali e legali associati alla propria clientela. L’adozione di misure proporzionate ed un approccio basato sul rischio consentono agli intermediari di tutelarsi e di garantire la conformità alle normative vigenti, rafforzando il presidio della sicurezza del sistema economico finanziario.
Per essere efficaci, i background checks devono coniugare tecnologia avanzata, conoscenza approfondita della normativa e valutazione approfondita per garantire così un approccio completo e conforme alle norme di compliance integrata.
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