Le funzioni di compliance dei settori altamente regolamentati sono soggette a una costante gestione di scadenze e adempimenti ricorrenti, che coinvolgono varie aree aziendali. In questo contesto, la gestione efficace delle attività ricorrenti e delle principali scadenze normative rappresenta un pilastro al fine di garantire la conformità e ridurre i rischi operativi.
Ecco perché strutturare un calendario degli adempimenti può agevolare la programmazione delle attività, consentendo di mantenere il controllo sulle principali scadenze e di assicurare la puntuale osservanza delle normative in continuo aggiornamento.
Per ottenere questo risultato, è essenziale definire delle best practice, analizzare le attività chiave, identificare le principali scadenze annuali ed elaborare le strategie più indicate per ottimizzare i processi e assicurare un adeguamento tempestivo e continuo… anche con il supporto dell’Intelligenza Artificiale.
Un anno di compliance: deadline, best practice e non solo
Gli adempimenti di compliance dei settori altamente regolamentati – e, in particolare, di quello finanziario – non sono mai attività occasionali, quanto piuttosto dei processi strutturati, scanditi da controlli periodici, monitoraggi costanti e obblighi di reportistica verso gli organi di governance.
Generalmente, queste attività ricorrenti comprendono:
- il monitoraggio giornaliero delle fonti normative e delle pubblicazioni di autorità italiane, europee e internazionali;
- la redazione e l’invio di newsletter interne su aggiornamenti normativi;
- la produzione di una reportistica periodica verso il Consiglio di Amministrazione, l’Organismo di Vigilanza e altri comitati;
- la formazione continua del personale su temi relativi alla conformità e agli aggiornamenti regolamentari;
- un aggiornamento costante delle procedure interne e dei sistemi di controllo in risposta alle nuove disposizioni dei regolatori.
In questo contesto, la definizione di un calendario dettagliato delle attività ricorrenti e degli adempimenti – condiviso tra la funzione e quella di compliance – permette di prevenire eventuali dimenticanze, gestire i picchi di lavoro e garantire una copertura costante delle aree di rischio.
Il calendario della compliance: scadenze e adempimenti principali
Rispetto alle attività di compliance appena delineate, il rispetto delle scadenze e degli adempimenti è fondamentale per garantire efficienza operativa, evitare sanzioni e garantire la reputazione dell’istituzione finanziaria.
Alcuni degli adempimenti più rilevanti sono rappresentati da:
- redazione e approvazione dei report annuali AML (antiriciclaggio) e delle autovalutazioni ICT, spesso richiesti entro il primo semestre;
- aggiornamento e invio delle policy di compliance e dei piani di formazione;
- gestione delle segnalazioni di operazioni sospette e dei rapporti periodici alle autorità di vigilanza;
- conduzione di audit interni e revisione dei modelli organizzativi;
- aggiornamento dei registri dei titolari effettivi e verifica della clientela.
Vista la mole e la rilevanza degli adempimenti appena elencati, è chiaro come una mappatura chiara delle scadenze, integrata con alert e promemoria, sia essenziale per assicurare il rispetto dei termini e per poter intervenire tempestivamente in caso di nuovi obblighi o modifiche regolamentari.
Come ottimizzare la gestione delle scadenze di compliance…
In questo contesto, al fine di massimizzare l’efficacia della funzione compliance nei settori altamente regolamentati, è fondamentale adottare un approccio proattivo e strutturato, anche con l’aiuto della tecnologia.
Cominciando però dalle strategie chiave di alto livello, queste ultime includono certamente:
- la digitalizzazione del calendario delle attività di compliance, integrato con strumenti di monitoraggio normativo e workflow automatizzati basati sull’Intelligenza Artificiale;
- la centralizzazione della raccolta di informazioni e documentazione, così da facilitare la collaborazione tra team diversi e la tracciabilità delle attività svolte;
- l’utilizzo della formazione continua non soltanto come obbligo formale, ma anche come leva per diffondere una cultura della compliance a tutti i livelli dell’organizzazione;
- l’istituzione di presidi e revisioni periodiche delle procedure e dei processi, con l’obiettivo di adattarsi rapidamente ai cambiamenti normativi e ai feedback delle autorità.
Una gestione efficiente del calendario della compliance consente non solo di ridurre i rischi operativi e reputazionali, ma anche di trasformare la conformità normativa in un vantaggio competitivo, rafforzando la fiducia di clienti, partner e stakeholder.
Ecco dunque che il calendario della compliance rappresenta molto più di una semplice lista di adempimenti e scadenza.
Si tratta piuttosto di uno strumento strategico che consente alle organizzazioni dei settori altamente regolamentati – come quello finanziario – di anticipare i rischi, rispondere con tempestività alle evoluzioni normative e garantire una governance solida e trasparente.
… anche con l’aiuto dell’Intelligenza Artificiale
Per raggiungere l’obiettivo appena descritto, è possibile contare oggi anche su strumenti tecnologici creati appositamente per supportare le funzioni di compliance.
Ad esempio, ci sono soluzioni di Intelligenza Artificiale in grado di fornire supporto nell’elaborazione del piano annuale di compliance tramite funzionalità ideate specificamente per questo scopo.
Inoltre, esistono strumenti di IA che possono essere configurati per inviare alert quotidiani sugli aggiornamenti normativi rilevanti per un dato settore e segnalarti e una specifica organizzazione.
L’Intelligenza Artificiale può così supportare i professionisti di compliance nell’organizzazione delle scadenze, nella redazione di report e nella verifica sulla completezza di ogni documento entro i tempi richiesti.
Ma non solo. Esistono soluzioni di Intelligenza Artificiale per la compliance capaci di comparare le normative, identificare gli impatti su una specifica organizzazione e suggerire azioni correttive, liberando tempo prezioso da dedicare ad attività strategiche.
Infine, l’utilizzo dei giusti strumenti tecnologici può aiutare i professionisti di compliance nella redazione di materiale formativo personalizzato, sia facilitando la ricognizione normativa che elaborando esempi concreti specifici per la propria organizzazione.
In sintesi, investire nella strutturazione e nell’ottimizzazione dei processi che compongono il calendario della compliance – anche avvalendosi dell’Intelligenza Artificiale – rappresenta un fattore decisivo sia per garantire la conformità normativa e ridurre i rischi operativi delle organizzazioni altamente regolamentate, sia per generare valore e opportunità di business.
Intervento di Martino ARACRI | LinkedIn, Compliance Advocate, Aptus.AI. Società Partner con Risk & Compliance.
Aptus.AI è la startup italiana che rende la legge digitalmente accessibile, automatizza l’analisi normativa e ottimizza i processi di compliance per il settore finanziario.
Il software RegTech di Aptus.AI presenta una serie di funzioni uniche per i team compliance e, grazie al suo formato proprietario e brevettato machine-readable, consente sia di ricevere istantaneamente le informazioni legali di interesse con una chat di Generative AI sia di ottenere analisi di impatto automatiche, per poter prendere decisioni strategiche proattive.
